E-Arşiv Sistemi
E-Arşiv Sistemi

e-Arşiv, tüm faturalarınızı e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükellefler ile son kullanıcılara, elektronik ortamdan göndermeye imkan sağlayan sistemdir.


10 yıl boyunca dijital ortamda saklanan faturalarınıza istediğiniz zaman kolayca ulaşabilir, kağıt masraflarından kurtularak hem kesenize hemde çevreye katkı sağlarsınız.


e-Arşiv, Vergi Usul Kanunu uyarınca kâgıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan uygulamadır. 

e-Arşiv çözümü ile e-fatura mükellefi olmayan müşterilerinize email vb. yollarla faturanızı ulaştırabilir ve ikinci nüshasını elektronik ortamda saklayabilirisiniz. Böylece müşteri türüne bakmaksızın kâğıt fatura kullanımını ve saklanmasını tamamen ortadan kaldırarak, yer kazanımı, zaman kazanımı, kâğıt, kargo maliyetleri ortadan kalkar.

30/12/2013 tarih ve 28867 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 433 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen Elektronik Arşiv Uygulaması kapsamında, faturalar ve e-Arşiv Raporu oluşturulması, mali mühür veya NES ile zaman damgalı şekilde imzalanması ve oluşturulan raporların Başkanlık sistemine aktarılması süreçleri yer almaktadır.

e-Arşiv uygulamasını, kendi bilgi işlem sisteminiz veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirsiniz.

e-Arşiv uygulamasını Başkanlıktan e-Arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca başkanlığa başvuruda bulunmazlar. e-Arşiv Fatura hizmetini özel entegratör vasıtasıyla alan mükellefler, fatura ve elektronik arşiv raporlarında özel entegratörün mali mühürünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan kullanıcılara; e-Fatura şeklinde gönderilir, e-Fatura şeklinde saklanır. e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine; kağıt fatura şeklinde gönderilir, ikinci nüsha elektronik ortamda saklanır. Vergi mükellefi olmayan kişilere; müşterilerin talebi doğrultusunda elektronik yollardan iletilebilir, ikinci nüsha elektronik ortamda saklanır.

e-Fatura saklama hizmeti, e-Fatura kapsamında oluşturulan faturaların elektronik ortamda saklanmasını sağlayan hizmettir. e-Arşiv uygulaması, e-Fatura haricinde kesilen faturaların e-Arşiv Faturası şeklinde oluşturulmasını, 2. nüshalarının elektronik ortamda saklanmasını ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na, belirlenen standart formatta aylık olarak, raporlanmasını kapsamaktadır.

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapanlar ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olanlar en geç 1.1.2016 tarihine kadar e-Arşiv’e geçmek zorundadır. 
Kaynak: http://www.gib.gov.tr/fileadmin/mevzuatek/eski/vukteb433basbakanlik.pdf

e-Arşiv’e parçalı geçiş imkanı yoktur. Firmanın tüm satış kanallarının (toptan, e-ticaret ve perakende),ve tüm mağazalarının e-Arşiv’e aynı anda geçmeleri gerekmektedir.

e-Arşiv’e geçecek firmaların eğer daha önceden geçmedilerse öncelikle e-Fatura’ya geçmeleri zorunludur. Öte yandan, bir firma e-Arşiv’e tabi olmayıp sadece e-Fatura’ya tabi olabilir (örneğin e-ticaret yapmayan firmalar).

Özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler, Başkanlıktan e-Arşiv uygulaması için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. e-Arşiv Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapmalarına gerek bulunmamaktadır.
Kaynak: http://www.efatura.gov.tr/earsivbasvuru.html

  • 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları anılan tebliğe göre e-Fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza ve istendiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
  • 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.
  • Vergi mükellefi olmayanlara ise e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmeye veya kâğıt ortamında göndermeye, oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmeye ve istenildiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.

e-Fatura’da amaç; e-Fatura’ya tabi şirketler arasındaki fatura alma ve gönderme işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasını sağlamatır. e-Arşiv’de ise amaç, e-Fatura’ya tabi olmayan şirketler ve ayrıca şahıslar için düzenlenecek faturaların elektronik ortamda hazırlanması, gönderilmesi ve saklanmasıdır.
E-Arşiv faturası düz kağıda basılarak verilebileceği gibi mükellefin talebi doğrultusunda elektronik ortamda e-mail ile de gönderilebilir ve sorgulanabilir.

421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında Başkanlıktan Özel Entegrasyon izni alan mükellefler, bu Tebliğ kapsamında belge düzenlemek isteyen mükelleflere

  • e-Arşiv faturası düzenleme ve GİB’e gönderilecek e-Arşiv raporu oluşturma,
  • Faturayı mali mühürle onaylama,
  • Zaman damgası kullanma (bu konudaki zorunluluk GİB tarafından şimdilik kaldırıldı) ve,
  • Elektronik ortamda alıcıya iletme

hizmeti verirler.
e-Arşiv hizmetini Özel Entegratör sistemi üzerinden alan mükellefler, fatura ve elektronik arşiv raporlarında Özel Entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler

Firmada fatura kesilen her süreçte e-Fatura dışındaki tüm satışlar için e-Arşiv faturası kesilecektir.

  • Perakende satış
  • Toptan satış
  • Konsinye Satış
  • Bayi Satış
  • Masraf
  • Alış İadesi
  • e-Ticaret

e-Arşiv’ e parçalı geçiş imkanı yoktur. Firmanın tüm satış kanallarının (toptan, e-ticaret ve perakende) ve tüm mağazalarının e-Arşiv’ e aynı anda geçmeleri gerekmektedir.

Gider pusulaları tebliğde bulunmamaktadır. Dolayısıyla kullanıcılar gider pusulası işlemlerini bugün olduğu gibi yapmaya devam edeceklerdir.

e-Arşiv uygulaması izni olup internet üzerinde vergi mükellefi olmayan kişilere mal ve hizmet satışı yapanlar e-Arşiv faturasını elektronik ortamda iletmek zorundadır. Söz konusu satışlarda kağıt çıktının sevk edilen malın yanında müşteriye gönderilmesi gerekmektedir.
E-Ticaret satışlarında aşağıdaki bilgilerin gönderilmesi gerekmektedir.

  • Satış işleminin yapıldığı web adresi
  • Ödeme tipi
  • Ödeme açıklaması
  • Ödeme Aracısı
  • Ödemenin yapıldığı tarih
  • Ürünün gönderildiği tarih
  • Taşımayı Yapan Firma bilgisi
  • İade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar

• Fatura Oluşturma: e-Arşiv
• e-Arşiv Raporu Oluşturma
• Mali Mühür ile Onaylama
• Zaman Damgası Kullanma
• Elektronik Ortamda İletme (Nihai kullanıcılara mail ile gönderme)

• TURUNÇ ile kolay ve hızlı entegrasyon
• Yüksek hızda fatura işleme ve gönderme
• Kâğıt tasarrufu
• Fiziksel arşivleme maliyetlerinin ortadan kaldırılması

• Toplu fatura basımı
• Fatura ayrıştırılması
• Arşivleme iş yükünün azaltılması
• Geriye dönük fatura sorgulama süreçlerinin kolaylaşması
• Postalama ve takip maliyetlerinin azalması
• Postada fatura kaybının önlenmesi
• Doğaya dost uygulama